Sichere Nutzung von KI in kleinen Unternehmen: So geht's

Für kleine Organisationen – einfach, praktikabel, gesetzeskonform #prompterledigt

13.08.2025 | Digitale Werkzeuge wie generative Künstliche Intelligenz (KI) sind längst nicht mehr nur für große Konzerne relevant. Auch kleine Betriebe – ob im Laden, in der Werkstatt oder im Beratungsbüro oder Start ups und Firmengründer – nutzen KI zunehmend, um Zeit zu sparen, Geschäftsabläufe zu analysieren, Dokumente zu erstellen, Kunden besser zu bedienen oder Prozesse zu dokumentieren und vereinfachen.

Mit den neuen Regeln der EU-KI-Verordnung sind jedoch alle Unternehmen verpflichtet, KI verantwortungsvoll, sicher und nachvollziehbar zu nutzen. Das gilt unabhängig von der Größe oder Branche.

Dieses Basispaket für verantwortungsvollen KI-Einsatz richtet sich an Betriebe ohne eigene IT-, Datenschutz- oder KI-Abteilung. Es erklärt in klarer Sprache,

welche Grundregeln für KI gelten,
wie Sie Risiken erkennen und vermeiden,
welche einfachen Schritte Sie umsetzen können, um gesetzeskonform zu arbeiten,
und wie Sie KI so einsetzen, dass sie Ihrem Unternehmen nützt und Ihren Kunden Vertrauen gibt.

Sie brauchen dafür kein Spezialwissen und keine teure Technik – nur klare Abläufe, gesunden Menschenverstand und ein bisschen Dokumentation.

1. Hintergrund

Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet alle, die KI-Systeme nutzen, zu sicherem, transparentem und verantwortungsvollem Einsatz. Das gilt auch für kleine Unternehmen. Ziel ist, Grundrechte zu schützen, Risiken zu kontrollieren und Vertrauen zu schaffen.

2. Grundprinzipien (Leitplanken)

Diese sechs Prinzipien sollten immer gelten – egal ob Sie eine eigene KI-Lösung nutzen oder ein externes Tool:

Transparenz – Kunden und Mitarbeitende sollen wissen, dass KI eingesetzt wird und wie Entscheidungen zustande kommen.
Datenschutz – Nur notwendige Daten erfassen, Einwilligungen einholen, Zugriff beschränken.
Verantwortlichkeit – Immer klar, wer im Unternehmen für KI-Entscheidungen zuständig ist.
Fairness – Keine diskriminierenden Ergebnisse zulassen.
Datensicherheit – Daten und Systeme vor Verlust, Manipulation oder Missbrauch schützen.
Zuverlässigkeit – regelmäßig testen, ob die KI wie gewünscht arbeitet.

Achim Weidner und ChatGPT als Synonym für generative künstliche Intelligenz

3. Grundregeln für die KI-Nutzung

Diese Regeln können Sie in einem einseitigen Dokument festhalten und allen im Betrieb bekannt machen:

Erlaubt: KI nur für genehmigte Zwecke einsetzen (z. B. Textentwürfe, Kundenanfragen beantworten, Übersetzungen).
Verboten: KI für rechtlich oder ethisch problematische Zwecke einsetzen (z. B. heimliche Überwachung, diskriminierende Auswahlverfahren).
Prüfung: Vor Nutzung eines neuen KI-Tools prüfen:
- Welche Daten werden verarbeitet?
- Ist der Anbieter seriös und hat Datenschutzregeln?
- Könnte das Ergebnis Personen benachteiligen?
Dokumentation: Kurze Notiz führen, wann und wofür KI eingesetzt wird (einfaches Excel oder Notizbuch reicht).

4. Zuständigkeit & Schulung

Ansprechperson benennen (auch Inhaber oder Bürofachkraft möglich).
Grundwissen für alle: Kurze Einführung in Datenschutz, sichere Passwortnutzung, KI-Risiken.
Vertiefung für Verantwortliche: Einfacher Leitfaden zu Risikobewertung und Datenschutz (z. B. IHK- oder Handwerkskammer-Materialien).

5. Risiko-Checkliste (vor Einsatz neuer KI-Tools)

Datenart: Werden personenbezogene Daten verarbeitet?
Anbieterprüfung: Seriöser Anbieter mit klaren Datenschutzinfos?
Bias-Prüfung: Könnte das Tool unfaire Ergebnisse liefern?
Sicherheitscheck: Werden Daten verschlüsselt übertragen?
Zweckbindung: Passt der Einsatz zum Geschäftszweck?

Schematische Darstellung eines neuronalen Netzwerks im Transformer

6. Technische Überwachung – einfach umgesetzt

Regelmäßig prüfen: Funktioniert das Tool wie geplant?
Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen nutzen die KI.
Updates: Immer die neueste Version nutzen.
Einfaches Monitoring: Bei Online-Tools Protokolle exportieren oder Nutzung in einer Liste festhalten.

7. Regelmäßige Überprüfung

Einmal im Jahr Richtlinien und genutzte Tools durchsehen.
Prüfen, ob neue gesetzliche Vorgaben gelten (IHK, Branchenverbände, Handwerkskammern informieren).
Feedback der Mitarbeitenden einholen und Regeln anpassen.

8. Vorlage: Dokumentationsblatt (Beispiel)


Datum	Tool	Zweck	Verantwortlich	Datenart	Prüfung erfolgt (Ja/Nein)	Anmerkung
10.03.2025	ChatGPT	Kunden-Mailvorlagen	Müller	Keine personenbezogenen Daten	Ja	–

✅ Vorteile für kleine Organisationen:

Geringer Verwaltungsaufwand
Verständlich ohne Fachabteilung
Sofort einsatzfähig
Erfüllt zentrale Anforderungen aus Artikel 4 KI-VO

Achim Weidner ist zertifizierter Social Media Manager (IHK) und Absolvent des Zertifizierungsprogramms (Certificate of Advanced Studies) „Rechtliche Aspekte der IT- und Internet-Compliance“ an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg. Dieses Programm ist angesiedelt in der Fakultät für Informatik, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften und deckt folgende Bereiche ab: Datenschutz, Datensicherheit, Internetrecht sowie Computer- und Internetstrafrecht, ergänzt durch den Aspekt der technischen Datensicherheit. Seite 2017 befasst er sich mit der Thematik der „Künstlichen Intelligenz“.

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