Für kleine Organisationen – einfach, praktikabel, gesetzeskonform #prompterledigt
13.08.2025 | Digitale Werkzeuge wie generative Künstliche Intelligenz (KI) sind längst nicht mehr nur für große Konzerne relevant. Auch kleine Betriebe – ob im Laden, in der Werkstatt oder im Beratungsbüro oder Start ups und Firmengründer – nutzen KI zunehmend, um Zeit zu sparen, Geschäftsabläufe zu analysieren, Dokumente zu erstellen, Kunden besser zu bedienen oder Prozesse zu dokumentieren und vereinfachen.
Mit den neuen Regeln der EU-KI-Verordnung sind jedoch alle Unternehmen verpflichtet, KI verantwortungsvoll, sicher und nachvollziehbar zu nutzen. Das gilt unabhängig von der Größe oder Branche.
Dieses Basispaket für verantwortungsvollen KI-Einsatz richtet sich an Betriebe ohne eigene IT-, Datenschutz- oder KI-Abteilung. Es erklärt in klarer Sprache,
- welche Grundregeln für KI gelten,
- wie Sie Risiken erkennen und vermeiden,
- welche einfachen Schritte Sie umsetzen können, um gesetzeskonform zu arbeiten,
- und wie Sie KI so einsetzen, dass sie Ihrem Unternehmen nützt und Ihren Kunden Vertrauen gibt.
Sie brauchen dafür kein Spezialwissen und keine teure Technik – nur klare Abläufe, gesunden Menschenverstand und ein bisschen Dokumentation.
1. Hintergrund
Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet alle, die KI-Systeme nutzen, zu sicherem, transparentem und verantwortungsvollem Einsatz. Das gilt auch für kleine Unternehmen. Ziel ist, Grundrechte zu schützen, Risiken zu kontrollieren und Vertrauen zu schaffen.
2. Grundprinzipien (Leitplanken)
Diese sechs Prinzipien sollten immer gelten – egal ob Sie eine eigene KI-Lösung nutzen oder ein externes Tool:
- Transparenz – Kunden und Mitarbeitende sollen wissen, dass KI eingesetzt wird und wie Entscheidungen zustande kommen.
- Datenschutz – Nur notwendige Daten erfassen, Einwilligungen einholen, Zugriff beschränken.
- Verantwortlichkeit – Immer klar, wer im Unternehmen für KI-Entscheidungen zuständig ist.
- Fairness – Keine diskriminierenden Ergebnisse zulassen.
- Datensicherheit – Daten und Systeme vor Verlust, Manipulation oder Missbrauch schützen.
- Zuverlässigkeit – regelmäßig testen, ob die KI wie gewünscht arbeitet.
3. Grundregeln für die KI-Nutzung
Diese Regeln können Sie in einem einseitigen Dokument festhalten und allen im Betrieb bekannt machen:
- Erlaubt: KI nur für genehmigte Zwecke einsetzen (z. B. Textentwürfe, Kundenanfragen beantworten, Übersetzungen).
- Verboten: KI für rechtlich oder ethisch problematische Zwecke einsetzen (z. B. heimliche Überwachung, diskriminierende Auswahlverfahren).
- Prüfung: Vor Nutzung eines neuen KI-Tools prüfen:
- Welche Daten werden verarbeitet?
- Ist der Anbieter seriös und hat Datenschutzregeln?
- Könnte das Ergebnis Personen benachteiligen?
- Dokumentation: Kurze Notiz führen, wann und wofür KI eingesetzt wird (einfaches Excel oder Notizbuch reicht).
4. Zuständigkeit & Schulung
- Ansprechperson benennen (auch Inhaber oder Bürofachkraft möglich).
- Grundwissen für alle: Kurze Einführung in Datenschutz, sichere Passwortnutzung, KI-Risiken.
- Vertiefung für Verantwortliche: Einfacher Leitfaden zu Risikobewertung und Datenschutz (z. B. IHK- oder Handwerkskammer-Materialien).
5. Risiko-Checkliste (vor Einsatz neuer KI-Tools)
- Datenart: Werden personenbezogene Daten verarbeitet?
- Anbieterprüfung: Seriöser Anbieter mit klaren Datenschutzinfos?
- Bias-Prüfung: Könnte das Tool unfaire Ergebnisse liefern?
- Sicherheitscheck: Werden Daten verschlüsselt übertragen?
- Zweckbindung: Passt der Einsatz zum Geschäftszweck?
6. Technische Überwachung – einfach umgesetzt
- Regelmäßig prüfen: Funktioniert das Tool wie geplant?
- Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen nutzen die KI.
- Updates: Immer die neueste Version nutzen.
- Einfaches Monitoring: Bei Online-Tools Protokolle exportieren oder Nutzung in einer Liste festhalten.
7. Regelmäßige Überprüfung
- Einmal im Jahr Richtlinien und genutzte Tools durchsehen.
- Prüfen, ob neue gesetzliche Vorgaben gelten (IHK, Branchenverbände, Handwerkskammern informieren).
- Feedback der Mitarbeitenden einholen und Regeln anpassen.
8. Vorlage: Dokumentationsblatt (Beispiel)
| Datum | Tool | Zweck | Verantwortlich | Datenart | Prüfung erfolgt (Ja/Nein) | Anmerkung |
| 10.03.2025 | ChatGPT | Kunden-Mailvorlagen | Müller | Keine personenbezogenen Daten | Ja | – |
✅ Vorteile für kleine Organisationen:
- Geringer Verwaltungsaufwand
- Verständlich ohne Fachabteilung
- Sofort einsatzfähig
- Erfüllt zentrale Anforderungen aus Artikel 4 KI-VO
Erreichbar über Social Media und sichtbar auf Google
Facebook | Instagram | LinkedIn | WhatsApp | X (Twitter) | Google Seite | Google-Rezension | Bei Fragen gerne per E-Mail an post@achim-weidner.de
Meine Qualifikation
Achim Weidner ist Kenner für Datenschutz, Datensicherheit, soziale Medien und generative KI. Mit über 25 Jahren Erfahrung unterstützt er Unternehmen, Institutionen und Einzelpersonen dabei, digitale Herausforderungen zu meistern und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Ansatz und Nutzen
Sein Ansatz verbindet technisches Know-how mit rechtlicher und strategischer Weitsicht. Er liefert praxistaugliche Lösungen und strategische Impulse, um digitale Chancen sicher und effizient nutzbar zu machen. Kunden erhalten damit die Grundlage für belastbare digitale Strukturen und Mehrwert. Achim Weidner ist in der Region Frankfurt RheinMain (Rüsselsheim) sowie bundesweit tätig.
Qualifikationen und Mandate
Achim Weidner ist Absolvent des Zertifizierungsprogramms „Rechtliche Aspekte der IT- und Internet-Compliance“ der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg. Das Programm deckt Datenschutz, Internetrecht sowie Computer- und Internetstrafrecht ab. Zusätzlich ist er zertifizierter Social Media Manager (IHK) und KI-Manager. Er übernimmt Mandate als externer Datenschutzkoordinator und externer Datenschutzbeauftragter.
Digitale Kompetenz: Tastend durch den Wandel
Mit der KI-Revolution eröffnen sich neue Denkweisen und Arbeitsformen, die Achim Weidner in seine Praxis integriert. Er versteht agentenbasiertes Arbeiten als tastendes Durchqueren des digitalen Flusses: Mensch, KI und Agenten ergänzen sich dabei zu einem Team, das Fortschritt und Mehrwert ermöglicht. So entstehen Lösungen, die den Wandel gestalten und Herausforderungen meistern.
Horizonterweiterung bei openHPI
Lehrkräfteprofessionalisierung für KI in Schule und Unterricht +++ Sustainability in the digital age: Environmental Impacts of AI Systems +++ KI-Biases verstehen und vermeiden +++ Profitable AI +++ Einführung in das Quantencomputing – Teil 1 +++ Digitale Medizin – Was ist ethisch verantwortbar? +++ Digitale Privatsphäre: Wie schütze ich meine persönlichen Daten im Netz? +++ Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen in der Praxis +++ Blick hinter den Hype: Aktuelle Entwicklungen rund um KI, Blockchain und IoT +++ ChatGPT: Was bedeutet generative KI für unsere Gesellschaft? +++ KI und Datenqualität – Perspektiven aus Data Science, Ethik, Normung und Recht +++ Blockchain: Hype oder Innovation? +++ Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen für Einsteiger +++ Blockchain – Sicherheit auch ohne Trust Center
Referententätigkeit
Achim Weidner war als Referent an der Volkshochschule Rüsselsheim und VHS Frankfurt am Main und für die Konrad Adanauer Stiftung tätig, wobei seine Schwerpunkte auf gesellschaftlichen und technologischen Fragestellungen lagen. Zu seinen Vortragsthemen zählten unter anderem: Künstliche Intelligenz (KI), Roboter, Atomforschung, Teilchenbeschleuniger, Digitalisierung, Silicon Valley, Neue Seidenstraße.